Gemeente Leiden en Livable: Een kijkje achter de schermen bij noodopvang en vluchtelingenbeheer

In dit interview bespreken we met Maaike van Polanen, projectleider noodopvang bij de Gemeente Leiden, de samenwerking met Livable in het beheer van vluchtelingenopvanglocaties. We bespreken de uitdagingen van het vinden van geschikt vastgoed, de bijdrage van Livable aan het creëren van een veilige en stabiele omgeving, en de resultaten van deze succesvolle samenwerking.

Interview met Maaike van Polanen, Projectleider noodopvang gemeente Leiden

Maaike is sinds twee jaar verantwoordelijk in haar rol als projectleider voor alle (nood) opvanglocaties voor Oekraïense Ontheemden. Het team bestaat uit zeer betrokken locatie coördinatoren en beveiligers die het eerste aanspreekpunt zijn op de locaties voor alle bewoners. Verder wordt de gemeente Leiden bijgestaan door vrijwilligers vanuit onze sociale partner in de stad Incluzio en vrijwilligers vanuit Vluchtelingenwerk. Zij geven taallessen en dragen bij aan de participatie en integratie van de bewoners. Ook bemiddeling in zorgzaken hoort bij ons werk, zoals het contact opnemen met huisartsen of het begeleiden van gewonde soldaten die onder behandeling zijn in het nabijgelegen ziekenhuis.

Wat heeft geleid tot de samenwerking tussen Gemeente Leiden en Livable?

Enkele jaren geleden hielden wij een aanbesteding voor Stationsplein 107. Andere leegstandsbeheerders en Livable hadden hierop ingeschreven en onze keuze was op Livable gevallen. Jullie hadden de ambitie om een levendige gemeenschap te creëren, waar het Stationsplein een centraal punt zou worden voor de jeugd van Leiden en de lokale hulp- en dienstverleners. Het beoogde resultaat was een tweede, mogelijk zelfs derde leven voor Stationsplein 107.

Maar de wereld nam een andere wending. Met het uitbreken van de oorlog in Oekraïne ontstond er een dringende behoefte aan crisisopvanglocaties. De crisisopvang tijdens de oorlog in Oekraïne heeft de noodzaak voor snelle aanpassingen en het vinden van geschikte locaties in Leiden benadrukt. Vastgoed dat eerst in gebruik was genomen door antikraak bewoners en ondernemers werd omgevormd tot opvangfaciliteiten. In Leiden verliep het vastgoedbeheer in crisistijd voor Lammenschansweg 6 ook via Livable, waar de bestaande ondernemers community opgezegd moest worden om plaats te maken voor een snel opgezette opvanglocatie. Veel ondernemers konden gelukkig ergens anders terecht in Leiden. Enkele sociale ondernemers konden vanuit de Lammenschansweg weer herplaatst worden op het Stationsplein. Het vastgoedbeheer in crisistijd vereist flexibiliteit en snel handelen, iets wat Livable uitstekend heeft gedaan.

Welke uitdagingen heb je als opdrachtgever bij het vinden van het juiste vastgoed voor de huisvesting van vluchtelingen in Leiden?

Onze uitdaging zit er in dat de oorlog nog niet ten einde is. Het vastgoed waar wij het van moeten hebben, heeft vaak een tijdelijk karakter. Het betreft oude kantoorpanden of scholen die op de nominatie staan voor sloop. Tot nu toe is het gelukt mensen tijdig door te kunnen verhuizen. Bij verhuizing ontstaat direct weer een andere uitdaging. Mensen willen van hun ruimte hun eigen plekje maken en gezellig inrichten, dat is logisch, maar ze hebben dan best wat spullen. Als je gezin eerst een groot klaslokaal als woonruimte kreeg toegewezen en je moet doorverhuizen naar een kleine ruimte of appartement… dan is dat even slikken en wat doe je met je de grote meubels? Maar de mensen passen zich goed aan in deze situatie.

Voor de gemeente Leiden valt er dus niets te kiezen in het leegstaande vastgoed. Onze voorkeur gaat uit naar 1 groot pand met de basisvoorzieningen voor meerdere mensen, dan kun je overal 1 standaard werkwijze hanteren. Het is gewoon steeds afwachten wat qua tijd het beste past voor de vluchtelingenopvang in Leiden. 

Heeft Livable zich kunnen onderscheiden in het vastgoedbeheer en crisisopvang tijdens dit project?

Tijdens de huisvesting van de eerste grote groep vluchtelingen, statushouders, minderjarige asielzoekers en ondernemers op het Stationsplein (en de Lammenschansweg) waren de vastgoedbeheerders zeer meewerkend en meedenkend. De uitdagingen en successen in de vluchtelingenopvang zijn duidelijk zichtbaar door de inzet van Livable. We zijn ook ontzettend tevreden over vastgoedbeheerder Soleiman van Livable. Soleiman pikt de talen zo snel op, dat is echt fijn voor de bewoners, ze vertrouwen hem met alles. En zelfs in de avonduren staat hij voor ze klaar. Dit onderstreept de rol van taalvaardigheid in succesvolle opvang.

Welke aspecten van Livable’s dienstverlening waren het meest waardevol voor jou als opdrachtgever?

Wat voor ons als opdrachtgever het meest waardevol was, is het vertrouwen dat we hebben in Livable. We weten dat zowel het technische als het sociale beheer van onze projecten op een professionele manier wordt uitgevoerd. Dit betekent dat we ons geen zorgen hoeven te maken over de dagelijkse operationele aspecten. Livable ontzorgt ons volledig, waardoor we ons kunnen richten op andere belangrijke zaken.

Hoe heeft de samenwerking bijgedragen aan het succes van het project?

De samenwerking met Livable heeft op meerdere vlakken bijgedragen aan het succes van ons project. Ten eerste zorgt het voor stabiliteit, wat cruciaal is voor elk project. Daarnaast was er een sterke beveiliging van onze belangen en snelle acties wanneer dat nodig was. Het opbouwen van een vertrouwensband was essentieel; hoewel we verschillende organisaties zijn, voelde het echt als een ondersteunende samenwerking. We konden altijd op elkaar rekenen, wat de basis vormde voor het succes van ons project. Dit toont aan hoe Gemeente Leiden en Livable leegstand omzetten in kansen.

Kan je iets meer vertellen over de communicatie tussen de verschillende partijen gedurende het project?

De communicatie tussen alle betrokken partijen bij alle opvanglocaties was uitstekend. Iedereen was altijd bereikbaar, wat een grote geruststelling was. De communicatie was niet alleen effectief, maar ook prettig en informeel. Dit zorgde voor een open en transparante samenwerking, waarbij eventuele problemen snel konden worden aangepakt en opgelost. Dat zorgt voor een vlotte voortgang van de projecten op de locaties!

Christine, coördinator noodopvang Oekraïne bij de gemeente Leiden, vult dit nog aan. “De samenwerking met de medewerkers van Livable is zeer prettig. Vanaf de eerste dag hebben wij de doelstellingen als groepstaak vastgesteld. Doordat wij een gezamenlijk doel hadden konden wij samen de doelstellingen behalen, wat bijdraagt aan een hechte band binnen deze samenwerking. Het is daarom belangrijk dat er gecommuniceerd wordt over de doelstellingen van de organisatie. Het is van groot belang dat medewerkers daadwerkelijk achter de doelstellingen staan, zodat je als team dezelfde richting op werkt”.

Hoe heeft de inzet van Livable bijgedragen aan mensen zich thuis laten voelen en een veilige omgeving bieden? Kortom, hoe ga je van een leegstaand kantoor naar een thuis voor vluchtelingen?

Het omvormen van leegstaande kantoren naar een thuis voor vluchtelingen is een van de grootste prestaties. Vastgoedbeheerder Soleiman heeft supersnel de taal onder de knie gekregen, dat toont interesse in de mensen en geeft vertrouwen. Samen hebben we ook mensen naar het ziekenhuis gebracht en geholpen met verhuizen. Livable anticipeert op alle hulpvragen die er zijn, tot aan het helpen als er baby’s geboren worden, het bouwen van een overkapping tot het wegbrengen van zieke huisdieren. En als er toch mensen zijn die problemen creëren, houden we daar een extra oogje op. Dit alles leidt tot veel goodwill bij de bewoners zelf. Toen Soleiman met een flinke lekkage te maken kreeg, stonden alle bewoners klaar om hem te helpen.

Hoe heeft Livable gereageerd op onvoorziene omstandigheden of veranderende behoeften tijdens het project?

Zoals ik eerder aangaf, was het meewerken en voortdurend meedenken tijdens de huisvesting van zo’n grote en diverse groep vluchtelingen, statushouders, minderjarige asielzoekers en ondernemers van groot belang. Het Stationsplein in Leiden is een complex pand met verschillende soorten bewoners, wat uitdagingen met zich meebrengt op het gebied van beheer en integratie. Dankzij de betrokkenheid en aanpak van Livable is het gelukt om een omgeving te creëren waarin alle bewoners, ongeacht hun achtergrond, samen in harmonie kunnen wonen. Deze samenwerking heeft niet alleen gezorgd voor stabiele en veilige huisvesting, maar heeft ook bijgedragen aan een gemeenschap waar respect en begrip centraal staan. Dit benadrukt de innovatieve oplossingen voor vluchtelingenhuisvesting die Livable heeft geboden.

Zou je in de toekomst overwegen om opnieuw samen te werken met Livable? Zo ja, waarom?

Absoluut, we zouden zeker overwegen om opnieuw samen te werken met Livable. In feite is er onlangs een nieuwe aanbesteding geweest, en deze hebben jullie wederom gewonnen. Dit zegt alles over de kwaliteit en consistentie van jullie dienstverlening. Het dienstverleningsplan, het implementatieplan, en jullie inzet voor social return en duurzaamheid sloten perfect aan bij onze behoeften en verwachtingen. Wij waarderen de professionele en betrouwbare samenwerking enorm. Het vertrouwen dat we hebben opgebouwd en de positieve resultaten die we samen hebben bereikt, maken ons tot tevreden klanten die graag in de toekomst blijven samenwerken met Livable.

Wil jij ook innovatieve oplossingen voor vluchtelingenhuisvesting?

Ben je op zoek naar een betrouwbare partner voor vluchtelingenopvang en leegstandsbeheer? Neem dan contact met ons op. Onze expertise in het creëren van veilige en stabiele woonomgevingen kan ook jouw project tot een succes maken.

Daarnaast nodigen we je uit om je aan te melden als vrijwilliger bij een van onze opvanglocaties in Leiden via Vluchtelingenwerk Nederland. Jouw steun is essentieel voor het bieden van een warme en gastvrije omgeving voor mensen in nood. Samen kunnen we een verschil maken.

Lees ook ons andere blog over vluchtelingenhuisvesting. In ons volgende blog laten wij ook vastgoedbeheerder Soleiman aan het woord, stay tuned!